System elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji publicznej w kontekście informatyzacji i zarządzania zmianą

Rozwiązania z zakresu digitalizacji coraz częściej towarzyszą nam w codziennym życiu. Dzięki tego typu usprawnieniom możemy rozliczać podatki, opłacać rachunki, a także dokonywać płatności online. Nowoczesne inwencje nie omijają także administracji publicznej. Zmiany te wiążą się z rozwojem społeczeństwa informacyjnego. W założeniu idei informatyzacji samorządy mają dążyć do zmniejszenia kosztów związanych z administracją, a także ze znoszeniem barier techniczno-informatycznych. Rozpowszechnia się możliwość załatwiania spraw za pośrednictwem e-urzędów, bez konieczności osobistej wizyty w urzędzie, a także obieg dokumentów pomiędzy rożnymi instytucjami. Tego rodzaju obieg pozwala nie tylko na szybsze rozwiązywanie spraw, ale także ogranicza zbędną, papierową biurokrację. Dokumenty zapisane elektronicznie są nie tylko odpowiednio posegregowane, ale także nie ma ryzyka, że ulegną zniszczeniu. Zapis cyfrowy pozwala również uchronić je przed zagubieniem.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD)

W Polsce z powodzeniem funkcjonuje elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD), które ma usprawnić obieg dokumentacji w tym jej przechowywanie, archiwizowanie, gromadzenie i udostępnianie. System ten pozwala na korzystanie z opublikowanych dokumentów zarówno petentom, jak i organom administracji publicznej, korzystającej z e-administracji. Zagrożeniem dla EZD jest wciąż zbyt mała wiedza na temat tego typu rozwiązań i brak zaufania do elektronicznych udogodnień. Mimo, że system ten jest coraz częściej dostępny na różnych poziomach administracji, to wciąż korzysta z niego zbyt mała liczba osób. W 2016 roku wg danych Ministerstwa Cyfryzacji, zaledwie 30% obywateli skorzystało z rozwiązań online udostępnianych przez e-urzędy. Mimo, że rozwiązanie to niesie ze sobą wiele korzyści, to wciąż istnieje bariera (brak świadomości), jak z tych udogodnień skorzystać. Na pewno poza wdrożeniem systemów elektronicznych i ich utrzymaniem, urzędy i administracja muszą skupić się na promowaniu tego typu rozwiązań i edukacji interesantów, którzy wciąż w celu załatwienia nawet najprostszych spraw przychodzą osobiście do stacjonarnych placówek urzędów. Według specjalistów systemy informatyczne obecnie w o wiele większym stopniu służą wymianie informacji między samymi urzędami, niż realizowaniem e-usług dla obywateli.

Wśród korzyści z wdrażania EZD można wymienić m. in.:

• usprawnienia organizacyjne – możliwość szybszego przesyłania dokumentów,
• bezpieczeństwo przesyłanych danych – wykluczające możliwość trafienia ważnych dokumentów w niepowołane ręce,
• ograniczenie korzystania z podmiotów zewnętrznych np. Poczty Polskiej (zmniejszanie kosztów korespondencji),
• korzyści dla środowiska, jak mniejsze zużycia sprzętu elektronicznego, papieru itp.
• przejrzystość i wiarygodność działań – wszystkie akcje wykonywane przez urzędników są rejestrowane w systemie. To rozwiązanie ogranicza również możliwość malwersacji i przyjmowania korzyści finansowych.

Zarządzanie zmianą w kontekście informatyzacji obejmuje działania wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Wewnętrzne zmiany wymagają od administracji publicznej wdrożenia odpowiednich e-narzędzi, ustanowienie nowych przepisów i regulaminów, zarządzanie całą infrastrukturą informatyczną oraz szkolenie i wdrażanie w nowe narzędzia swoich pracowników. Z kolei działania zewnętrzne polegają na przesyłaniem dokumentów na zewnątrz wyłączenie za pośrednictwem systemów informatycznych, eliminację dokumentów papierowych, wykorzystywanie mobilnych aplikacji do komunikacji między urzędami. Najważniejszą zasadą towarzyszącą informatyzacji powinna być edukacja zarówno urzędników, jak i petentów oraz systematyczne zastępowanie w codziennym obiegu dokumentów w formie papierowej.