5 typów korespondencji biznesowej

Korespondencja biznesowa jest formą komunikacji pisemnej wykorzystywaną w celach biznesowych. Zazwyczaj odbywa się ona między organizacjami, w ramach organizacji lub między klientami a organizacją. Poczta elektroniczna może być uważana za formę korespondencji biznesowej, gdy jest wykorzystywana do reprezentowania firmy lub do celów biznesowych.

Komunikacja pisemna jest ważna w biznesie z różnych powodów. Służy jako formalny sposób wymiany informacji przy zachowaniu profesjonalnych relacji pomiędzy organizacjami, pracownikami i klientami. Może również służyć jako punkt odniesienia dla przekazywanych informacji w przyszłości.

5 najczęstszych rodzajów korespondencji biznesowej

Istnieją różne rodzaje korespondencji biznesowej, które są zazwyczaj stosowane w organizacjach. Pięć najczęściej spotykanych rodzajów korespondencji biznesowej to korespondencja wewnętrzna, zewnętrzna, sprzedażowa, spersonalizowana oraz okólniki.

1. Korespondencja wewnętrzna
Korespondencja wewnętrzna to pisemna komunikacja pomiędzy pracownikami, jednostkami, działami i oddziałami tej samej organizacji. Wewnętrzna korespondencja może być formalna lub mniej formalna. Rutynowa korespondencja wewnętrzna jest zazwyczaj mniej formalna, jak np. szybkie instrukcje między przełożonym a pracownikami, i zazwyczaj ma postać wiadomości e-mail.

Istnieją inne, bardziej formalne rodzaje korespondencji wewnętrznej, które obejmują pismo promocyjne, pisemną naganę, wezwanie do złożenia wyjaśnień, memorandum, formalne wnioski o zatwierdzenie oraz pismo o zatwierdzeniu lub odrzuceniu. Te rodzaje korespondencji są najlepiej drukowane na papierze, podpisywane przez nadawcę i fizycznie odbierane przez odbiorcę.

2. Korespondencja zewnętrzna
Korespondencja zewnętrzna ma miejsce pomiędzy różnymi organizacjami lub pomiędzy organizacją a jej indywidualnymi klientami. Jest to forma pisemnej komunikacji prowadzonej przez firmę do tych, którzy nie należą do jej organizacji.

Korespondencja zewnętrzna jest zazwyczaj kierowana do sprzedawców, wierzycieli, dostawców, istniejących klientów, potencjalnych klientów, instytucji finansowych, urzędów państwowych, firm prawniczych i księgowych, podmiotów powiązanych, sponsorów lub darczyńców oraz innych biur, które mają bezpośrednie lub pośrednie relacje biznesowe z firmą.

3. Korespondencja handlowa
Korespondencja dotycząca sprzedaży odnosi się do komunikacji związanej ze sprzedażą. Nie ogranicza się ona tylko do sprzedaży produktu lub usługi, ale obejmuje również inne działania związane ze sprzedażą. Korespondencja dotycząca sprzedaży obejmuje pisma marketingowe, listy z ofertą i rabatami, propozycje sprzedaży, faktury, zestawienia rachunkowe, raporty sprzedaży, potwierdzenia zamówień, zamówienia zakupu, listy autoryzacyjne, listy zbiorcze i tym podobne.

Dla celów sprzedaży ważne jest, aby wiedzieć, jak pisać wysokiej jakości listy sprzedaży, aby móc skutecznie się komunikować. Ponadto, listy marketingowe i ofertowe powinny odzwierciedlać prawdziwe i niewprowadzające w błąd informacje. Inne rodzaje korespondencji handlowej - takie jak faktury, zamówienia zakupu i listy zbiorcze - muszą zawierać dokładne informacje.

4. Korespondencja personalizowana
Personalizowana korespondencja obejmowała czynniki osobiste i emocjonalne. Pomimo tego, że jest określana jako "spersonalizowana", ten rodzaj korespondencji może być również wykorzystywany do celów biznesowych. Przykładami spersonalizowanej korespondencji są listy z podziękowaniami, listy z życzeniami lub prośbami, notatki z podziękowaniami, listy z gratulacjami i tym podobne.

Ten szczególny rodzaj korespondencji nie musi mieć bardzo formalnego tonu. Chociaż można to zrobić za pomocą poczty elektronicznej, pisanie prawdziwego, fizycznego listu jest bardziej pożądane, ponieważ ma poczucie osobistego dotyku. Można do tego celu użyć zwykłego papieru biurowego lub spersonalizowanych, ale tanich notatników, albo kartki z życzeniami w określonym celu (np. kartki z podziękowaniami, kartki z gratulacjami itp.).

5. Okólniki
Okólniki to powiadomienia, które są przekazywane dużej liczbie osób w organizacji. Są one również nazywane instrukcjami biurowymi lub ogłoszeniami. Często ogólne ogłoszenia (takie jak zmiany w informacjach kontaktowych, szczegóły dotyczące spotkań z udziałowcami, instrukcje dotyczące niektórych protokołów, itp.

Znaczenie komunikatu pisemnego

Korespondencja biznesowa jest niezbędnym narzędziem w codziennej działalności firmy. Pomaga ludziom w organizacji efektywnie komunikować się ze sobą. Pomaga również organizacji przeprowadzać transakcje i utrzymywać dobre profesjonalne relacje ze swoimi partnerami biznesowymi, klientami i innymi organizacjami.

Ważne jest, abyśmy wiedzieli, jak skutecznie komunikować się na piśmie, zarówno na bieżąco, jak i za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zachowanie profesjonalizmu, dobór właściwych słów, a także uprzejmość i szczerość w komunikacji będą miały duży wpływ na wizerunek Twojej firmy.