Przechowywanie dokumentów w zewnętrznym obiekcie - zalety

​Firmowe archiwum to ważne zasoby przedsiębiorstwa, którym należy zapewnić odpowiednie warunki przechowywania. Nie chodzi jedynie o to, by akta były chronione przed wilgocią i uszkodzeniami mechanicznymi. Liczy się także bezpieczeństwo. Jak na tym polu wygląda przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum? Dziś przyglądamy się najważniejszym zaletom tego rozwiązania i sprawdzamy, czy warto nawiązać współpracę z ekspertami.

Przechowywanie dokumentów poza firmą - jakie korzyści się z tym wiążą?

• - lepsze zabezpieczenia

Ochrona danych klientów to obowiązek przedsiębiorcy. Trudno jest jednak się z niego wywiązać i zadbać o jak najwyższy poziom bezpieczeństwa naszego archiwum, jeśli nie mamy dostępu do odpowiedniej infrastruktury. RODO mówi o tym, że mamy obowiązek chronić dokumentację zawierającą dane osobowe przed m.in. zgubieniem czy ujawnieniem nieuprawnionym osobom. Nie da się ukryć, że zwykła firma nie jest w stanie pozwolić sobie na zabezpieczenia, którymi dysponują eksperci, bo wiązałoby się to z ogromnymi wydatkami. To właśnie tutaj zaznacza się największa zaleta takiego rozwiązania - przechowywanie akt ze specjalistami oznacza poczucie bezpieczeństwa, które nie może równać się z niczym innym.

• - łatwy dostęp do innych usług

Firma przechowująca dokumenty często gwarantuje swoim klientom także inne usługi. W taki sposób działa m.in. przedsiębiorstwo Rhenus Data. Jeśli więc nasze archiwum firmowe przenosimy do zewnętrznego obiektu, dużo łatwiejsze będzie wykonanie także innych działań, które także są niezbędne do właściwego zarządzania dokumentacją, Mowa m.in. o archiwizacji akt czy o ich bezpiecznej utylizacji

• - wygoda

Przenosiny biura? Przechowywanie dokumentów w zewnętrznym obiekcie oznacza, że nie będziemy musieli stresować się taką przeprowadzką. Zamiast bać się o bezpieczeństwo akt podczas transportu ze starej do nowej siedziby, możemy spać spokojnie, bo przez cały czas nasze zbiory przebywać będą w doskonale strzeżonym miejscu.

• - niższe koszty

Wynajmowanie przestrzeni biurowych w prestiżowych, dobrze połączonych z innymi częściami miasta miejscach to spory koszt. W dodatku archiwum ma tendencję do tego, żeby się powiększać. Bezpieczne przechowywanie dokumentów poza firmą oznacza, że zniknie problem brakującej przestrzeni. Dużo łatwiej będzie więc zorganizować pomieszczenia biurowe - staną się one bardziej przestronne i funkcjonalne.

Artykuł partnera