Czy każdy księgowy musi korzystać z KSEF?

Rozwój technologii sprawia, że niemalże na każdym kroku trzeba się mierzyć z innowacjami. Dzieje się tak również na przestrzeni przepisów podatkowych. W ostatnim czasie coraz więcej się mówi o Krajowym Systemie e-Faktur, który działa w oparciu o faktury ustrukturyzowane. W chwili obecnej pozostają one dobrowolne, jednak zgodnie z pojawiającymi się zapowiedziami należy przygotować się na obowiązek korzystania z nich w przyszłości. System ten zaczął swoje funkcjonowanie już 1 stycznia 2022 roku, jednak na ten moment nie wiadomo, od kiedy będzie on obowiązkowy. Księgowi coraz chętniej zaczynają się z nim zapoznawać, choć oficjalnie nie musza, to jednak dobrowolnie wolą przygotować się na nadchodzące zmiany. Przedstawiamy, czym jest Krajowy System e-Faktur, a także dla kogo stanie się on obowiązkowy, a dla kogo pozostanie dobrowolny.  

Czym jest krajowy system e-faktur?

Krajowy System E-faktur odpowiada za wystawianie jak i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.  Faktura ustrukturyzowana charakteryzuje się posiadaniem formatu xml, który jest w pełni zgodny ze strukturą e-Faktury FA(1). W rzeczywistości Krajowy System e-Faktur jest centralną bazą faktur. Powstał w oparciu o system teleinformatyczny, który podlega pod administrowanie przez Krajową Administrację Skarbową. Powstał, aby praktykować wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych. 

Jest to działanie innowacyjne, które odchodzi od stosowania faktur elektronicznych. Ten system opiera się na fakturach ustrukturyzowanych, czyli zupełnie nowym rodzaju faktur, które zostały dopuszczone do obrotu od 1 stycznia 2022 roku na mocy rozszerzonego pakietu zmian podatkowych przebiegających pod nazwą SLIM VAT 2. 

Obecnie, korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest w pełni dobrowolne. Ministerstwo Finansów nie ukrywa, że zamierza w przyszłości wprowadzić go jako obowiązkowy dla każdego, kto wystawia faktury. 30 marca 2022 roku ten pomysł został zaakceptowany przez Komisję Europejską, kluczowa jest także akceptacja ze strony Rady Unii Europejskiej. Pojawiają się komunikaty, że Krajowy System e-Faktur ma obowiązywać w drugim kwartale 2023 roku, jednak brakuje oficjalnego potwierdzenia. Z pewnością na ostateczną datę wprowadzenia tego systemu jako obowiązkowego będzie trzeba poczekać. 

Należy pamiętać, że Krajowy System e-Faktur nie jest tożsamy z Platformą Elektronicznego Fakturowania, która wykorzystywana jest przez urzędy i firmy, które zajmują się realizowaniem zamówień pulicznych. W tych dwóch systemach dostrzegalne są punkty wspólne, jednak nadal funkcjonują w pełni niezależnie od siebie. 

Kto musi, a kto powinien z niego korzystać?

Wraz z dniem 1 stycznia 2022 roku, Krajowy System e-Faktur dopiero rozpoczął swoje oficjalne funkcjonowanie. Stało się to w rzeczywistości w oparciu o środowisko testowe. Na ten moment nie jest znana data, kiedy ten system będzie obowiązkowy. Pojawiające się komunikaty, które de facto nie posiadają oficjalnego potwierdzenia, przedstawiają, że może to nastąpić w drugim kwartale 2023 roku, więc godzina zero jest coraz bliżej. 

Z uwagi na dobrowolną możliwość korzystania z tego systemu nie zostały określone podmioty, które mają obowiązek stosowania możliwości tego systemu na co dzień. Zatem nie ma osób, które muszą z niego korzystać. Jednak brak obowiązku nie oznacza, że nie ma osób, które powinny z niego skorzystać.

Z możliwościami systemu powinni przede wszystkim zapoznawać się księgowi. Stopniowe podążanie za wprowadzonymi zmianami umożliwi szybszą orientację w obowiązujących przepisach. Pomimo pojawiającej się niechęci, Krajowy System e-Faktur niesie za sobą szereg korzyści. Przede wszystkim przedsiębiorstwo będzie zwolnione z konieczności posiadania i archiwizowania faktur. Dodatkowo podmioty korzystające z tego systemu będą mogły szybciej uzyskać zwrot z VAT dla przedsiębiorców. Czas oczekiwania zostanie skrócony aż o 1/3, z 60 dni zmniejszy się do 40 dni. Krajowy System e-Faktur będzie bardzo dobrym rozwiązaniem, dla osób, które posiadają skłonność do gubienia i zapominania o wystawionych fakturach. Z jego pomocą nawet nie będzie konieczne wystawianie duplikatu faktur, ponieważ wszystko będzie znajdowało się w systemie. 

Z pewnością te rozwiązanie usprawni pracę biur rachunkowych i księgowych. Bazowanie na podstawie danego wzoru ułatwi wyszukanie kluczowych informacji, a także pozwoli uniknąć pominięcia zawarcia istotnych informacji, co niejednokrotnie wymagało dodatkowych wyjaśnień.